ΘΑ ΕΠΙΦΕΡΕΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΜΕ ΑΜΕΣΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑ
Στο Πληροφοριακό Σύστημα Πρωτοκόλλου και Ηλεκτρονικής έκδοσης και διακίνησης εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων «Ίριδα» εισέρχεται ο δήμος Αιγιαλείας, γεγονός που θα επιφέρει ταχύτητα, αμεσότητα και ασφάλεια στην αλληλογραφία. Πρόκειται για μία χρόνια επιδίωξη του εντεταλμένου συμβούλου του δήμου Βασίλη Χριστόπουλου που όμως στην παρούσα φάση βρήκε… πρόσφορο έδαφος λόγω των διατάξεων ενάντια στον κορωνοϊό covid-19.
Όπως ο ίδιος ο κ. Χριστόπουλος εξήγησε στο protionline.gr, ΄΄η ένταξη του δήμου μας στο εν λόγω σύστημα είχε δρομολογηθεί από το 2014 όταν ανέλαβα το Τμήμα Προγραμμάτων του δήμου ωστόσο υπήρχαν κωλύματα καθώς δεν υπήρχε το απαιτούμενο νομικό πλαίσιο. Σήμερα όμως, ευκαιρίας δοθείσης των νέων διατάξεων που ισχύουν ενάντια στη διασπορά της πανδημίας, κατέστη εφικτό να ενταχθούμε στο «Ίριδα». Μπορώ να πω ότι είναι ένα από τα πολύ λίγα… καλά που έφερε ο κορωνοϊός στον δήμο΄΄.
Ο εντεταλμένος σύμβουλος του δήμου τόνισε πως πρόκειται για μία ιδιαίτερα σημαντική εξέλιξη που επιτρέπει τη διενέργεια ηλεκτρονικής αλληλογραφίας καταργώντας το «τετράδιο», γεγονός που, όπως ανέφερε, θα προκαλέσει μείωση λειτουργικού κόστους και θα επιφέρει αμεσότητα. Επίσης, όπως είπε, ο δήμος Αιγιαλείας θα μπορεί να συνεργάζεται με τους δήμους που ήδη εφαρμόζουν αυτό το σύστημα, οι οποίοι είναι δέκα πανελλαδικά. ΄΄Από τη λειτουργία του συστήματος «Ίριδα», παρέχονται μια σειρά από άλλα πλεονεκτήματα όπως η εξοικονόμηση χρόνου αλλά και η τυποποίηση, η οργάνωση διαδικασιών που στην προέκτασή τους, είναι προς όφελος των υπαλλήλων του δήμου αλλά και των πολιτών αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα, την αποδοτικότητα και τη ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών΄΄, τόνισε ο κ. Χριστόπουλος.
Στέλεχος του υπουργείου στο Αίγιο για ενημέρωση και εκπαίδευση
Επίσης, θα πρέπει να σημειωθεί ότι στις 29 Ιουνίου θα μεταβεί στο Αίγιο στέλεχος του υπουργείου για την ενημέρωση και εκπαίδευση των Διευθυντών και Τμηματαρχών του δήμου Αιγιαλείας, στην εφαρμογή του Πληροφοριακού Συστήματος «Ίριδα» σαν τοπικό ΣΗΔΕ.
Σημειώνεται ότι η είσοδος του δήμου στο Σύστημα δεν τον επιβαρύνει οικονομικά, παρά μόνο για την αγορά των απαιτούμενων σκάνερ.
Η εισαγωγή ενός Πληροφοριακού Συστήματος με σκοπό την αυτοματοποίηση υφιστάμενων χειρογραφικών διαδικασιών, δεν συνεπάγεται κατ’ ανάγκη την αυτούσια μεταφορά τους, αλλά στο πλαίσιο πάντοτε των απαιτήσεων της ισχύουσας νομοθεσίας, οδηγεί σε εξέταση και επανασχεδίαση αυτών, λαμβάνοντας υπόψη τις νέες δυνατότητες που προσφέρει η εφαρμοζόμενη τεχνολογία.
Ουσιώδεις απαιτήσεις της ισχύουσας νομοθεσίας και του εφαρμοζόμενου ιεραρχικού συστήματος διοίκησης είναι η αποτύπωση στα διοικητικά έγγραφα της επακριβούς βούλησης εκάστου αρμόδιου οργάνου και η διασφάλιση της εμπιστευτικότητας βάσει της ανάγκης γνώσης.
Η ηλεκτρονική διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων του δήμου αναμένεται να ενισχύσει την επιτελική διοίκηση του φορέα, να βελτιώσει την ταχύτητα διακίνησης και έγκρισης των εγγράφων, να ενισχύσει την διαφάνεια, να επαυξήσει την ακεραιότητα και την ασφάλεια των πληροφοριών, καθώς και να εξοικονομήσει πόρους.
Οι δυνατότητες του Συστήματος
Το σύστημα «Ίριδα» διαθέτει τις εξής δυνατότητες: α. Σύνταξη, έγκριση, πρωτοκόλληση και διανομή της εξερχόμενης αλληλογραφίας. β. Λεπτομερής καταγραφή των ενεργειών των οργάνων της αλυσίδας των υπογραφών και των σχολίων (παρατηρήσεις, επισημάνσεις, επιφυλάξεις και διαφωνίες) που διατυπώνονται. γ. Μονοσήμαντη σύνδεση κάθε ενέργειας εντός του ΠΣ με τον χρήστη που την προκάλεσε και ασφαλής χρονοσήμανση αυτής. δ. Τροποποίηση των περιεχομένων των προς έγκριση εγγράφων, από τους εκάστοτε αρμόδιους υπαλλήλους και όργανα της ιεραρχίας, με διακριτό τρόπο για κάθε υπογράφοντα. ε. Πρωτοκόλληση και διανομή της εισερχόμενης αλληλογραφίας. στ. Εισαγωγή ψηφιοποιημένων εγγράφων, μέσω σάρωσης αυτών, για περαιτέρω διανομή στις κατά περίπτωση αρμόδιες οργανικές μονάδες ή υπαλλήλους του δήμου. ζ. Ανάθεση εργασιών προς υλοποίηση ενεργειών, που απορρέουν από την εισερχόμενη αλληλογραφία, και παρακολούθηση-συντονισμό του επιτελικού έργου. η. Παρακολούθηση σημαντικών θεμάτων, στα οποία είναι δυνατό να συνδεθούν έγγραφα και εργασίες του συστήματος, καθώς και απλά αρχεία δεδομένων. θ. Ημερολόγιο με ειδοποιήσεις. ι. Κατάλογο επαφών. ια. Βιβλιοθήκη σημαντικών ή/και συχνότερα χρησιμοποιούμενων εγγράφων (νομοθεσία κ.λ.π.).
